หน่วยที่
2
ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร
ระบบวิธีการเชิงระบบ
ระบบสามารถแบ่งได้ 2 ประเภทดังนี้
1. ระบบปิด (Closed
System) คือ ระบบที่มีความสมบูรณ์ภายในตัว
อย่างไม่พยายามผูกพันกับระบบอื่นใด และแยกตนเองออกจากสภาพแวดล้อมต่างๆในสังคม
2. ระบบเปิด (Open
System) คือ ระบบที่ต้องอาศัยการติดต่อสัมพันธ์กับบุคคล
องค์กรหรือหน่วยงานอื่นๆ ในลักษณะเป็นการแลกเปลี่ยนผลประโยชน์ซึ่งกันและกัน
และผลประโยชน์ที่เกิดขึ้นมีความสมดุล
รวมทั้งสภาวการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไปก็มีผลหรืออิทธิพลต่อการทางานขององค์กรเช่นกัน
วิธีการเชิงระบบ
การดำรงชีวิตของมนุษย์
ถ้าหากพิจารณาแล้วจะเห็นว่าทุกอย่างเกิดขึ้นอย่างเป็นระบบเกือบทั้งสิ้น
ไม่ว่าจะเป็นปรากฎการณ์ของธรรมชาติหรือการทำงานของมนุษย์เองก็ตาม
มนุษย์เรายังไม่มีการเรียนรู้ว่าสิ่งเหล่านี้คือ ระบบ จนได้มีการสังเกตและรวบรวมจัดเป็นหมวดหมู่และได้นำมาศึกษาอย่างละเอียดลึกซึ้งเพิ่มขึ้น
จึงเกิดเป็นทฤษฎีระบบ ซึ่งหมายถึง
การพิจารณาปรากฎการณ์ต่างๆทั้งระบบ
เพื่อจะได้เห็นความสำคัญและลักษณะขององค์ประกอบต่างๆที่สัมพันธ์กันเป็นหนึ่งเดียว
บทความนี้กล่าวถึงเฉพาะวิธีการเชิงระบบหรือเทคนิคเชิงระบบ
ระบบสารสนเทศ
เป็นการรวมกันขององค์ประกอบย่อยๆ
ที่ทำหน้าที่ของตนเอง และมีปฏิสัมพันธ์กัน
เพื่อดำเนินงานให้บรรลุจุดมุ่งหมายที่กำหนดไว้
โดยระบบนั้นอาจเกิดโดยธรรมชาติหรือมนุษย์เป็นผู้ออกแบบและสร้างสรรค์ขึ้นก็ได้
องค์ประกอบของสารสนเทศ
1.ตัวป้อน
คือองค์ประกอบต่างๆ ของระบบนั้น หรืออีกนัยหนึ่งก็คือสิ่งต่างๆ
ที่เกี่ยวข้องกับระบบนั้น องค์ประกอบต่างๆ
ของระบบใดระบบหนึ่งจะมีจานวนหนึ่งจะมีจานวนและความสาคัญมากน้อยเพียงใด
มักขึ้นอยู่กับความรู้ ความคิด และประสบการณ์ของผู้จัดระบบ
2.ประมวลผล
คือ การจัดความสัมพันธ์ขององค์ประกอบต่างๆ
ของระบบให้มีลักษณะที่เอื้ออานวยต่อการบรรลุเป้าหมาย
ระบบใดระบบหนึ่งอาจมีองค์ประกอบเหมือนกัน
แต่อาจมีลักษณะของการจัดความสัมพันธ์แตกต่างกันได้ แล้วแต่ความคิด ความรู้
และประสบการณ์ของผู้จัดระบบ
3.ผลผลิต คือ
ผลที่เกิดขึ้นจากกระบวนการดาเนินงาน หากผลที่เกิดขึ้นเป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนดไว้
แสดงว่า ระบบนั้นมีประสิทธิภาพ
หากผลที่เกิดขึ้นไม่เป็นไปตามที่คาดหวังแสดงว่าระบบนั้นยังมีจุดบกพร่อง
ควรที่จะพิจารณาแก้ไขปรับปรุงกระบวนการหรือตัวป้อนซึ่งเป็นเหตุให้เกิดผลนั้น
4.กลไกลควบคุม
คือ กลไกหรือวิธีการที่ใช้ในการควบคุมหรือตรวจสอบ
กระบวนการให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
5.ข้อมูลป้อนกลับ คือ
ข้อมูลที่ได้จากการวิเคราะห์ความสัมพันธ์ระหว่างผลผลิตกับจุดมุ่งหมายซึ่งจะเป็นข้อมูลป้อนกลับไปสู่การปรับปรุงกระบวนการและตัวป้อน
ขั้นตอนการจัดระบบสารสนเทศ
ขั้นตอนของวิธีการเชิงระบบ สามารถสรุปได้ 10
ขั้นตอน ดังนี้คือ
ขั้นที่ 1 การกำหนดปัญหา
เป็นการระบุปัญหาและสาเหตุของปัญหาให้ชัดเจน
รวมทั้งจัดลำดับความจำเป็นของปัญหาให้เห็นว่าปัญหาใดควรได้รับการพิจารณาก่อนหรือหลัง
ขั้นที่ 2 การเก็บรวบรวมข้อมูลและวิเคราะห์ข้อมูล
เป็นการค้นคว้าข้อมูลและข้อเท็จจริงเกี่ยวกับปัญหานั้นๆ
เพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีความสัมพันธ์กับปัญหา
และระดับความสัมพันธ์กับปัญหาว่ามีมากหรือน้อยเพียงใด
ขั้นที่ 3 การวิเคราะห์ทางเลือก
เป็นการศึกษาวิเคราะห์และแสวงหาทางเลือกหลายๆ แนวทางหรือหลายๆ ระบบ
โดยแต่ละแนวทางจะต้องวิเคราะห์ให้เห็นข้อดี ข้อจำกัด
ขั้นที่ 4 การกำหนดความเป็นไปได้
เป็นการตัดสินใจเลือกแนวทางที่ดีที่สุดสำหรับนำไปดำเนินการ
ขั้นที่ 5 การพัฒนาโครงสร้างของระบบ
เป็นการนำเสนอโครงร่างของระบบ โดยแสดงเป็นลายลักษณ์อักษร ด้วยเอกสาร ข้อมูล
ที่มีรายละเอียดในการปฏิบัติไว้อย่างชัดเจน
ขั้นที่ 6
การพัฒนาระบบนำร่องหรือระบบต้นแบบ
เป็นการทดสอบความเป็นไปได้ของระบบที่จะสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ขั้นที่ 7 การออกแบบระบบ
เป็นการพัฒนากลไกที่จะทำให้ระบบสามารถดำเนินงานได้
ขั้นที่ 8 การพัฒนาโครงการ
เป็นการพัฒนาโครงการของระบบที่ออกแบบไว้ตาม
รายละเอียดที่ได้วิเคราะห์ไว้แล้ว
ซึ่งในการพัฒนาโครงการจะต้องให้รายละเอียดที่ชัดเจนและสมบูรณ์ แสดงความสอดคล้องขององค์ประกอบในโครงการหรือในระบบหลักทั้งหมด
รวมทั้งกำหนดเกณฑ์ในการทดสอบความเที่ยงตรงและความเชื่อมั่นของโครงการนั้น
ขั้นที่ 9 การนำระบบไปใช้งาน
โดยมีการวางแผนไว้อย่างรอบคอบ
ผู้ปฏิบัติได้รับการฝึกฝนให้มีความรู้ความเข้าใจวิธีการดำเนินงานและทักษะการใช้เครื่องมืออุปกรณ์ใหม่ๆ
ของระบบใหม่ที่ได้พัฒนาขึ้น
ขั้นที่ 10 การติดตามและประเมินผลระบบ
เป็นการติดตามการดำเนินงานของระบบ โดยกำหนดจุดตรวจสอบไว้เป็นระยะหรือทุกขั้นตอน
เพื่อให้ทราบถึงปัญหา ความบกพร่อง
ทั้งนี้เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการปรับปรุงแก้ไขระบบใหม่ที่พัฒนาขึ้น
ให้เป็นระบบที่มีประสิทธิภาพตามต้องการ
ประเภทของระบบสารสนเทศ
1. ระบบปิด (Closed
System) คือ ระบบที่มีความสมบูรณ์ภายในตัว
อย่างไม่พยายามผูกพันกับระบบอื่นใด และแยกตนเองออกจากสภาพแวดล้อมต่างๆในสังคม
2. ระบบเปิด (Open
System) คือ ระบบที่ต้องอาศัยการติดต่อสัมพันธ์กับบุคคล
องค์กรหรือหน่วยงานอื่นๆ ในลักษณะเป็นการแลกเปลี่ยนผลประโยชน์ซึ่งกันและกัน
และผลประโยชน์ที่เกิดขึ้นมีความสมดุล
รวมทั้งสภาวการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไปก็มีผลหรืออิทธิพลต่อการทางานขององค์กรเช่นกัน
